Gdy mamy do czynienia ze zmianą formy prawnej spółki, powinniśmy mieć świadomość tego, że jest to również przesłanka do tego, aby dokonać zamknięcia i otwarcia ksiąg rachunkowych. Mamy jednak do czynienia z procedurą dość pracochłonną i skomplikowaną, nie powinno więc dziwić to, że ustawa o rachunkowości przewiduje w takim wypadku możliwość zastosowania pewnych uproszczeń.

Śledząc stosowne przepisy zwraca się uwagę na to, że zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić na dzień przed dokonaniem zmiany formy prawnej. Co więcej, w dniu, w którym dokonywana jest taka zmiana, powinny już zostać otwarte nowe księgi rachunkowe. Tu warto zresztą uściślić, że za dzień przekształcenia uznaje się ten, w którym ma miejsce dokonanie odpowiedniego wpisu w sądzie. Oczywiście, samo zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno być poprzedzone przez konkretne czynności, które również zostały wyszczególnione w ustawie. Najważniejsze wydaje się w tym kontekście przygotowanie sprawozdania finansowego. Przy jego przygotowywaniu znajdują zastosowanie wszystkie zasady dotyczące zarówno wyceny aktywów i pasywów, jak i ustalania wyniku finansowego, które zostały przyjęte przez jednostkę w prowadzonej przez nią polityce rachunkowości. Wśród czynności, których nie można zaniechać na pierwszy plan wysuwa się wycena aktywów i pasywów dokonywana zgodnie z zaleceniami przewidzianymi przez ustawę o rachunkowości. Co ważne, jeśli zakładamy, że jednostka kontynuuje działalność, bo prawa i obowiązki jednego podmiotu przejmuje inny, możemy przyjąć, że nie ma konieczności stosowania regulacji przewidzianych przez artykuł 29 omawianej ustawy. Wcale nie mniej istotne wydaje się również ustalenie samego wyniku finansowego przy uwzględnieniu nie tylko skutków wyceny, ale również odroczonego podatku dochodowego. Przedsiębiorca nie może też zapominać o sporządzeniu bilansu, rachunku zysków i strat oraz tak zwanej informacji dodatkowej. Na szczęście, sprawozdanie tego typu nie jest traktowane tak, jak traktuje się sprawozdanie roczne, a co za tym idzie, nie musi posiadać informacji odnoszących się do rachunku przepływów pieniężnych oraz zestawienia zmian obejmujących kapitał własny. Jest to duże ułatwienie, nie trzeba bowiem poddawać go obowiązkowemu badaniu z udziałem biegłego rewidenta. Kolejnym krokiem jest podpisanie sprawozdania przez członków organu zarządzającego, nie można przy tym zapomnieć o podpisie pozostawionym przez tę osobę, której wcześniej powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i która była za nie odpowiedzialna. Gdy w tych szczególnych okolicznościach dochodzi do zamknięcia ksiąg rachunkowych, jednostka, która wywiązuje się z tego zadania nie ma obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji. Dzieje się tak dlatego, że w świetle prawa nie mamy do czynienia ani z likwidacją działalności, ani z jej zakończeniem.

Działalność będzie przecież kontynuowana, a jedyna różnica polega na tym, że od pewnego momentu odpowiedzialna za to stanie się spółka przekształcona. Jeśli zatem mówimy o obowiązku inwentaryzacji, powinniśmy pamiętać o tym, że konieczność jej przeprowadzenia jest nakładana jedynie na te jednostki, które nie prowadziły ksiąg rachunkowych, teraz jednak przekształcenie wymaga zmiany takiego stanu rzeczy. Z sytuacją taką najczęściej mamy do czynienia wtedy, gdy spółkę tworzą podmioty, które nie przekroczyły w minionym roku przychodów o równowartości 1,2 mln euro i mogły korzystać z zasad uproszczonych.